A Marmo Contábil criou um check list para orientar gestores e otimizar reuniões para ganhar mais produtividade.
1- Planejar com antecedência.
Conheça antes os participantes da reunião para que você sinta-se mais familiarizado. Convide os participantes com 2 ou 3 dias de antecedência, para que todos possam planejar suas agendas e somente os que tenham condições de contribuir com os temas que serão discutidos.
Dica extra: depois de sete participantes, cada um a mais reduz em 10% a chance de tomar uma decisão rápida.
2- Quebre o gelo
Inicie uns cinco minutos antes, conversando sobre algum assunto diferente da pauta de reunião, ou conte alguma história de sucesso, ou alguma situação inesperada que tenha acontecido nos últimos dias.
Jamais comece com algo ruim ou destacando comportamentos inadequados, pois pode acabar frustrando os funcionários e poderão interpretar como sendo uma espécie de puxão de orelha.
3- Inicie na hora marcada.
Caso alguém se atrase, apenas espere os participantes mais importantes e também deixe claro no início quem estará conduzindo.
4- Prepare uma pauta e respeite-a
Prepare uma pauta com todos os assuntos que devem ser debatidos. Uma dica é fazer um documento online que pode ser acessada e editada por todos os seus convidados.
5- Focar no que realmente importa
É muito comum as vezes se desligar e começar outro assunto. Tente focar no que realmente importa para que não passe do horário.
Dica extra: durante a reunião, mantenha a pauta visível para não desfocar. Fora da pauta, fora da discussão.
6- Estipule um horário de término
Boas reuniões duram até 30 minutos e começam pontualmente. O que não for prioridade poderá ficar para a próxima.
Dica extra: Recomenda-se que as reuniões sejam feitas mais no início da manhã ou meio da tarde, mas cuide para que não seja muito no final do expediente, pois os funcionários tendem a ficar ansiosos para poder ir para casa e participando menos.
7- Finalizando
Termine a reunião na hora planejada, deixe claro as ações e prazos que cada um deve obedecer.
Dica extra: prepare uma ata da reunião e envie para todos os participantes deixando bem claro os próximos passos.
