Uma das situações mais complicadas dentro do processo de gerenciamento de uma empresa é a contratação de colaboradores. Afinal, o trâmite legal exige vários documentos e procedimentos que nem sempre são de conhecimento do empregador.

Em outros casos, a empresa não possui um serviço de orientação de um escritório contábil, o que também dificulta o entendimento das leis que regem a entrada de novos funcionários dentro de uma corporação e as regras específicas da CCT da categoria.

Confira algumas dicas de como fazer a contratação de colaboradores e evite os erros que podem ser fatais:

Tipo de contrato

Depois que o novo funcionário foi escolhido mediante um processo de seleção, o primeiro passo é criar um contrato de trabalho. Existem duas maneiras de fazer isso:

a) Contrato de experiência

O Contrato de experiência tem o tempo mínimo de 15 dias e máximo de 90. A Maneira como será distribuído fica a critério do empregador. O Colaborador tem direito a recebimento do 13º e férias equivalente a 1/12 acima de 15 dias trabalhado e assim consecutivamente.

b) Contrato de trabalho

Concluindo o tempo de experiência, o colaborador passa a ter contrato indeterminado de trabalho. O empregador tem 48 horas (dois dias úteis) para fazer as anotações na carteira de trabalho do novo funcionário.

A elaboração do contrato de trabalho é responsabilidade do empregador, portanto, informe ao funcionário que ele deve apresentar os seguintes documentos básicos:

Carteira de Trabalho da Previdência Social (CTPS)

O empregador não poderá ficar com esse documento por mais de 48 horas.

Na CTPS, a empresa deve anotar a data de admissão, a remuneração e as condições especiais (se existirem).

Quando uma alteração for necessária, a empresa deve solicitar a carteira novamente ao funcionário e registrar essa informações (acidente de trabalho, férias, mudança de cargos e salários, entre outras).

Certificado de alistamento militar

Trabalhadores do sexo masculino maiores de 18 anos precisam apresentar o certificado de alistamento militar (CAM).

Exame admissional

Essa é uma exigência legal e obrigatória para todos os funcionários e atesta que o empregado está apto para exercer a função naquele momento.

A empresa deve conceder o exame sem custos adicionais ao empregado.

O não cumprimento dessa regra pode gerar multas para a empresa e problemas mais sérios com a justiça trabalhista.

Certidão de nascimento/casamento e declaração de dependentes

A empresa precisa saber quantos dependentes o empregado tem, pois essas informações serão usadas na declaração do Imposto de Renda ou em benefícios como assistência médica e odontológica.

A Empresa deve fornecer posteriormente o informe de rendimentos (Cuidar dos prazos)

Requisição de vale-transporte

O empregador deve oferecer o benefício de vale-transporte e descontar uma porcentagem do salário do trabalhador que poderá ser paga em dinheiro ou com os próprios passes da empresa que presta os serviços de transporte.

O contratante tem a obrigação de oferecer o vale-transporte, mas cabe ao empregado decidir se aceita ou não esse benefício.

Caso o colaborador não queira utilização do vale-transporte, deverá fazer uma carta a próprio punho e assinar dizendo que opta por não receber o auxílio.

Outros documentos

Além dos itens essenciais, a empresa também pode solicitar uma cópia dos seguintes documentos:

• Título de eleitor (exigido apenas para funcionários com mais de 18 anos).
• Carteira de Identidade (RG).
• Cadastro de Pessoa Física do colaborador e dependentes (CPF)
• Comprovante de Escolaridade (certificado de conclusão ou um documento informando o grau de instrução) – Opcional
• Número de inscrição no PIS/PASEP.
• Comprovante de residência com CEP.
• Foto 3×4 colorida recente, física ou online.
• Quando o funcionário tiver o salário-família, ainda existe a exigência da carteira de vacinação para filhos menores de 7 anos e do comprovante de frequência escolar para filhos maiores de 7 anos.

Procedimentos Internos

Após receber dos funcionários todos os documentos necessários, a empresa deve registrar o vínculo empregatício na Carteira de Trabalho informando os dados do empregador, o cargo, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais (se houver).

O contratante também de inserir os dados do funcionário na Ficha ou Livro Registro de Empregado. Se houver algum tipo de dúvida, consulte um contador para saber como realizar essa etapa.

Também é necessário realizar a assinatura da CTPS e do contrato de trabalho, além de elaborar o Acordo de Prorrogação e Compensação de Horas, informando de que forma o procedimento será feito.

Quando o funcionário tiver o benefício do Bolsa Família, a empresa também deve preencher a Ficha de Salário-Família e o Termo Responsabilidade de Salário-Família.

O empregador também precisa preencher a Declaração de dependentes para fins de IR na fonte quando o empregado possuir dependentes para o imposto de renda (esse documento também precisa ser assinada pelo cônjuge) e o Termo de Opção do Vale Transporte.

A empresa é responsável pelo recolhimento do INSS retido do funcionário, IR se houver retenção. O FGTS é recolhido integralmente pelo o empregador.