Segundo uma pesquisa do SCPC (Serviço Central de Proteção ao Crédito) a cada 10 pequenas e médias empresas, 01 declara ter inadimplência superior a 10%, considerando atrasos de pagamentos acima de 90 dias.

Os dados realmente impressionam. Sabendo disso, criamos esta Newsletter completa, com dicas para precaução desse problema que atinge muitas empresas.

Para saber como anda a inadimplência da sua empresa, vale identificar em qual faixa de inadimplência ele se encontra e, assim, será mais fácil definir como se organizar.

🟢 0% a 5% → Normal

🟡 5% a 15% → Cuidado

🔴 15% a 25% → Muito Grave

Os impactos da inadimplência na sua empresa

O principal impacto da inadimplência é o desequilíbrio que ela causa na vida financeira da sua empresa. Como planejar o pagamento de contas, colaboradores e impostos, contando com o caixa em dia, e se deparar com atrasos que consequentemente vão influenciar negativamente em seu orçamento.

É como um “efeito dominó”, que pode demorar meses e, dependendo dos casos, até mesmo anos para serem sanados.

As inadimplências impactam em aspectos da economia, que com o decorrer do tempo podem ter como consequência o corte de gastos da empresa, e provavelmente influenciando no corte de funcionários, refletindo no desemprego.

Como prever a inadimplência

Ao ter informações organizadas sobre os clientes que negociam com você fica mais fácil definir o meio de pagamento, que reúne características como: se ele é um bom pagador ou não.

É óbvio que não há como garanti-la integralmente, mas ajuda muito se você privilegiar os bons pagadores em sua estratégia. Parta do básico e evite aqueles que estão negativados em serviços de proteção ao crédito, como SPC e Serasa.

Não é preconceito, é precaução.

Ao ter domínio sobre a sua carteira de clientes e as possibilidades ao alcance da sua empresa, é possível definir políticas de recebimento à vista, como na concessão de descontos para a quitação antecipada.

E nunca esqueça de se proteger com a formalização da operação, em especial a partir da emissão de nota fiscal. Se for preciso cobrar o inadimplente, sobre o que falaremos a seguir, esse comprovante da operação será imprescindível

Quais são as ações para reduzir a inadimplência?

✓ Planeje-se

É válido responder às seguintes perguntas:

1. Qual será o atraso máximo tolerado antes de contatar o inadimplente?
2. De que forma ele será abordado e por quais canais isso ocorrerá?
3. Quais critérios e condições devem ser adotados para a renegociação do débito?
4. Que penalidades deve aplicar, entre multas e juros?
5. Em que momento remeter o caso aos órgãos de proteção ao crédito, negativando o cliente?
6. Quais serão as medidas extrajudiciais e judiciais e em que prazo serão executadas?

✓ Tenha uma política de cobrança

É muito importante que sua empresa tenha uma estratégia de abordagem para aqueles clientes inadimplentes.

Para evitar esse tipo de situação é necessário pensar na concessão de crédito para essas empresas, mas antes disso é conveniente fazer uma análise de sua reputação no mercado. Assim você saberá o histórico financeiro das empresas que está lidando.

Determine a um profissional de sua equipe que acompanhe diariamente a inadimplência e melhoria de processos. Esse profissional poderá acionar diferentes meios de contatos para otimizar tempo e trabalho. Ele deve estar em contato constante com os clientes inadimplentes, em busca de soluções que sejam eficazes para o cliente e a empresa.

✓ Controle os pagamentos recebidos

A melhor tática é montar uma planilha semanal com os valores que já foram pagos, e os valores à receber. Assim você poderá ficar de olho e se adiantar, antes de começar a ter problemas com pagamentos.

O profissional de finanças deverá acompanhar diariamente a entrada de pagamentos, sendo dinâmico e pró ativo para engajar novamente clientes que, ao longo da inadimplência, se desengajaram, buscando sempre evitar o cancelamento total do cliente após as dívidas quitadas.

✓ Saiba como falar com os clientes inadimplentes

Outra boa estratégia para se adiantar à inadimplência é abordar esses clientes, mantendo contato constante, e caso algum pagamento esteja em atraso, oferecer meios e oportunidades para que ele consiga quitar pelo menos parte de sua dívida. Apresente o acordo, e deixe claro a importância do cumprimento dele.

Você poderá organizar o meio da cobrança utilizando como uma régua de cobrança efetiva. Entenda os meios de comunicação de seu cliente, e utilize-os para fazer esse contato.

✓ Passe a considerar a suspensão dos serviços

É um pouco delicado suspender os serviços por falta de pagamento, porém é uma maneira eficaz de não ter ainda mais prejuízos.

Estabeleça claramente o prazo de inadimplência antes da suspensão total de serviços a seus clientes, e explique que ao colocaram suas contas em dia as rotinas de serviço voltarão ao normal.

✓ Automatizar é fundamental

Quanto mais automatizada a maneira que os seus clientes serão cobrados, mais eficiente será o resultado.

Dessa forma, ele sempre receberá a cobrança no dia certo, e caso esteja inadimplente, será avisado, e se recorrente terá o cancelamento de seu serviço. Assim você não corre o risco de se esquecer de cobrar, ou até mesmo seguir com o serviço sem pagamento em dia.

✓ Você pode revolucionar sua gestão fazendo planos de assinaturas

Separe seus serviços em “pacotes”, onde o pacote P venha como um plano básico, o pacote M tenha as ferramentas necessárias para uma empresa (ela provavelmente será a mais assinada), e o pacote G, que terá opções bônus e diferenciais.

Dê um nome a cada um desses pacotes, e faça a venda deles online com segurança, automatizando o faturamento de sua empresa, melhorando sua cobrança, controlando suas finanças e podendo acompanhar suas métricas.

✓ Utilizando uma régua de cobranças para seus clientes inadimplentes

E-mails: O primeiro gatilho é o envio de e-mail. Automatize mensagens para 5 dias antes do vencimento, no dia do vencimento, 7 dias após o vencimento e 14 dias após o vencimento, por exemplo.

Em cada um dos e-mails você poderá usar uma linguagem diferente, com dinâmicas diferentes para engajá-los novamente.

Palavras como “lembrete”, “não esqueça”, “atrasou” e “congelou!” podem educar os seus clientes a ficarem de olho nas datas de pagamento.

WhatsApp ou SMS: Não é interessante que a mensagem no WhatsApp ou SMS seja utilizada para a cobrança efetivamente, pois pode ser considerada invasiva e agressiva.

Mas você poderá utilizar o WhatsApp ou SMSs para fazer menção de algum e-mail que já tenha enviado.

Lembre-se de verificar o remetente, e usar uma linguagem suave como “Você tem 1 cobrança em atraso. Acesse seu e-mail.”.

Caso a cobrança seja feita em cartões de crédito, geralmente são feitas oferecendo meios de pagamento de contingência (para converter o maior número de pagamentos possíveis). Pedindo através de um e-mail que verifique as informações do cartão, pois o pagamento falhou, apenas informando-o, ou solicitando uma ação, por exemplo “Última tentativa de pagamento”.

Como a contabilidade pode ajudar a prevenir a inadimplência?

O contador tem um papel fundamental, pois sua missão é orientar o empreendedor sobre como cuidar da saúde financeira do negócio sem causar impacto profundo no fluxo de caixa.

Por meio de uma assessoria contábil consultiva, o empresário pode não somente ter relatórios precisos sobre quem está inadimplente, como quanto cada cliente deve e como a empresa pode sair desse sufoco.

Além disso, adotar práticas para prevenção, caso sua empresa ainda não esteja passando por isso.

“É essencial que os gestores vejam a contabilidade como uma das principais fontes de informações para o planejamento estratégico, o que dará às suas empresas vantagem no mercado altamente competitivo”.
– Marmo Contábil

Como pudemos ver ao longo dessa Newsletter, a inadimplência pode afetar pequenas, médias e grandes empresas, e sem uma verdadeira ação poderá trazer danos para a sua empresa.

O grande “X” da questão é se antecipar, e uma boa opção é automatizando o modo de cobrança e observando atitudes de seus clientes. Assim você poderá oferecer soluções criativas para que eles não se tornem possíveis inadimplentes.

Esteja sempre pronto para fazer acordos com os clientes inadimplentes, pois geralmente pagar o valor pendente de uma só vez não é uma boa opção para eles. Tenha uma política de acordos, onde você estipulará os valores a serem pagos, e as datas em que devem ser realizados. Muitas vezes será necessário fazer algum tipo de concessão nesses casos, seja retirando a multa ou oferecendo um desconto, sempre com muito cuidado e cautela.

Existem clientes e clientes. É extremamente necessário que você entenda cada tipo de devedor. Cada inadimplente terá seus motivos, e é necessário que você identifique cada um deles, sabendo como lidar com cada uma dessas situações. Você poderá categorizá-los, dividindo-os em grupos de importância, tipo de serviço ou ticket médio.