Confira as principais dicas para evitar atrasos e distrações, garantindo que a sua empresa terá daqui para frente, somente reuniões online produtivas.

Com a pandemia e a necessidade do isolamento social, todos precisamos nos adaptar à nova realidade. Uma das principais mudanças que o último ano trouxe foi o home office. Apesar de muitas pessoas e empresas já serem adeptas, em 2020 o número de trabalhadores que passaram a realizar suas atividades profissionais de casa cresceu exponencialmente.

Consequentemente, aumentaram também a quantidade de reuniões online. Até hoje podemos encontrar vídeos que viralizaram nas redes sociais com algumas gafes que aconteceram nesses encontros na internet. Se você não quer cometer nenhuma delas e ainda deseja que seus encontros profissionais pela internet sejam mais eficazes, separamos a seguir algumas dicas para garantir que você só tenha reuniões online produtivas no futuro.

Se prepare com antecedência

Se você já tinha esse costume antes de reuniões presenciais, saiba que também é importante se preparar com antecedência para uma reunião online. Anote todos os assuntos que podem ser pauta da reunião e verifique em quais deles você pode colaborar. Dessa forma, se sua opinião for solicitada, você sempre estará pronto (a).

Tenha atenção com o visual

Quando chegar a hora de definir qual roupa você vai usar durante a reunião, pense em quais peças você escolheria caso o encontro fosse presencial. Afinal, não é porque a reunião é online que ela deve ser menos formal. O mesmo serve para cabelo, barba e maquiagem. Lembre-se que é fundamental estar bem cuidado para transmitir uma boa impressão.

Outra dica importante que deve ser levada em consideração durante a escolha da roupa é verificar se as peças escolhidas contrastam com o fundo que aparecerá atrás de você no vídeo. Dessa forma, você garante que os participantes da reunião poderão te ver com clareza.

Verifique o sistema

É claro que problemas técnicos sempre podem acontecer. Mas se você deseja ter reuniões online produtivas, existem formas de se prevenir contra eles. A seguir, mostramos algumas sugestões do que você deve fazer antes da reunião para evitar atrasos e problemas com os equipamentos:

• Verifique a qualidade do sinal da internet com antecedência;
• Veja se o seu computador ou celular tem acesso à plataforma que será utilizada;
• Não deixe para acessar o aplicativo indicado para a reunião em cima da hora;
• Teste o áudio, o microfone e a câmera, para garantir que todos os equipamentos estão funcionando bem.

Seja pontual

Mesmo em reuniões online, a pontualidade é fundamental. Afinal, um atraso afeta não apenas a sua agenda, mas a de todos os participantes do encontro. Mas isso não vale apenas para o início das reuniões. Pela mesma razão, também é importante manter a objetividade e encerrar a conferência no horário combinado. Lembre-se de que todos tem compromissos para cumprir e que esses atrasos podem prejudicá-los.

Se faça presente

Durante uma conferência online, podem surgir mais distrações do que em encontros presenciais. Manter o foco pode ser um pouco difícil, mas é essencial para ter reuniões online produtivas. Para isso, evite navegar na internet e acessar as redes sociais. Valorize o tempo de todos os presentes e preste atenção no que cada um dos participantes está dizendo.

E se você mora com outras pessoas, escolha um local silencioso para fazer a reunião. Além disso, lembre-se de passar o horário do seu compromisso com antecedência e avisar que durante esse período, você não pode ser interrompido.

Desabilite o microfone

Uma das principais dicas para ter reuniões online produtivas é desabilitar o microfone. Ao manter o microfone desativado, quando você não está com a palavra, é possível garantir que nenhum barulho da sua casa interfira no encontro. Afinal, por mais silencioso que o seu lar possa estar, até mesmo o som dos carros passando na rua ou dos cachorros do vizinho latindo podem ser capturados pelo microfone.

Vale ressaltar que a câmera também pode ser desabilitada em determinados momentos. Até porque, se você fizer isso, consegue aumentar a qualidade da internet. Porém, em algumas reuniões essa ação não é indicada. Não se esqueça de que as expressões faciais podem ser fundamentais para garantir que o que você está dizendo seja interpretado da maneira correta.

Faça um resumo da reunião

Essa é uma sugestão que vale para todos os participantes e que pode ser decisiva para garantir que as reuniões sejam de fato produtivas. Anotar os principais temas debatidos, bem como as próximas ações que devem ser realizadas, é essencial para assegurar que nada importante será esquecido.

Com todas essas dicas, esperamos que você e sua equipe consigam ter mais reuniões online produtivas. Afinal, quando esses encontros são feitos da maneira correta, eles permitem uma maior conexão entre as pessoas, com o surgimento de inúmeras ideias. Sem falar que, mesmo após a pandemia, a tendência é de que essas reuniões à distância continuem acontecendo. Sendo assim, quem se adaptar melhor a elas, terá uma vantagem competitiva no mercado de trabalho.

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