Você é o maior responsável pelo seu tempo. Use as horas e o relógio a seu favor para aumentar sua produtividade e otimizar seu tempo.
“A má notícia é que o tempo voa. A boa notícia é que você é o piloto.”
– Michael Altshuler
Para ser produtivo e obter sucesso, é preciso assumir o controle do seu tempo. Existe uma expressão antiga que diz: “a pressa é inimiga da perfeição”. Eu adaptaria essa frase para “a pressa é amiga do retrabalho e o retrabalho é inimigo da produtividade”.
CRIE UMA ROTINA
Chegue no horário e tenha uma metodologia de trabalho.
Muitas vezes, engajamos em diversos projetos de uma só vez e acabamos por não terminar nenhum. Então a ideia é fazer uma coisa de cada vez.
Escolha uma ordem: dificuldade, simplicidade, duração etc. O importante é priorizar e saber o que fazer em seguida. Uma coisa de cada vez.
SEM DISTRAÇÕES
As redes sociais são legais? São. Mas para o ambiente de trabalho são verdadeiras matadoras de produtividade.
Digamos que você chega na empresa às 8h da manhã, e ao invés de começar direto a checar seus e-mails ou partir para o trabalho, dá aquela olhadinha na sua linha do tempo e, num piscar de olhos, já são 9h. Você perdeu 1h preciosa vendo vídeos de gatinhos.
Nada bom para quem está prejudicado com falta de tempo e precisando dar um gás na produtividade. Corte as redes sociais e só veja em momentos de lazer ou nas quais você não está comprometido com o trabalho.
ACORDE CEDO
Não adianta: acordar cedo faz muita diferença.
Seja para estabelecer uma rotina de exercícios ou para começar o trabalho antes, não enrolar na cama vai te safar no fim da tarde.
Grandes empresários como Richard Branson – fundador da Virgin – são adeptos desta modalidade.
Foque no que é importante
Usando os quadrantes criados por Stephen Covey no livro “7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes” vemos as principais diferenças entre o que é importante e urgente para que seja possível aumentar sua produtividade e otimizar seu tempo:
Os exemplos na imagem são bastante descritivos e de fácil entendimento.
A maioria de nossas atividades se concentra nos quadrantes III e IV e perdemos muito do nosso tempo com eles ao invés de focar e condicionar nossa vida para o que é REALMENTE IMPORTANTE!
O quadrante I deve ser uma área rara dentro de nossas vidas afinal viver 100% todos os dias em crises e reuniões não gera resultados positivos no longo prazo, porém focar no quadrante II e nas atividades que você está deixando pra lá há um bom tempo vai te trazer uma melhoria contínua como ser humano e levar o seu próprio condicionamento a um nível superior.
Já ouviu falar da Técnica Pomodoro?
Criada em 1980 pelo estudante Francesco Cirillo, a Técnica Pomodoro estimula a organização das tarefas em ciclos regulares de tempo. Ao final de cada ciclo, é preciso fazer um período de intervalo.
Para aplicá-la você precisa criar uma lista de tarefas e, com a ajuda de um cronômetro, focar na produção de uma das atividades por 25 minutos ininterruptos.
Em seguida, você descansa por 5 minutos e retorna ao trabalho.
Após cumprir 4 ciclos, um intervalo maior é feito.
Faça reuniões produtivas e delegue tarefas
Um estudo realizado pela Harvard Business indicou um número enorme de horas gastas semanalmente em reuniões!
Você sabia que em média você utiliza 300.000 horas por ano do seu tempo realizando reuniões. E será que elas são tão produtivas assim?
Além disto, delegar é importantíssimo, mas não para fugir da responsabilidade e sim para gerar mais tempo no que é mais importante e dar confiança a outros da sua equipe.
Dica NÃO a procrastinação, mas faça pequenas pausas
Um dos itens que mais afetam a queda da produtividade e pode resultar em um gasto desnecessário de tempo e energia.
Faça pausas e vá pegar um copo de água, troque ideias com um colega, escute uma música e depois retorne ao trabalho.
Não faça mil coisas ao mesmo tempo, utilize a tecnologia a seu favor!
Ser multitarefas pode afetar sua produtividade. Foque em uma, termine essa tarefa e depois passe para a próxima.
Existem muitos aplicativos que podem te ajudar com a gestão do tempo e o aumento da produtividade.
Podemos citar alguns como: ASANA, TRELLO, EVERNOTE, REMEMBER THE MILK, entre outros.
Para finalizar, selecionamos alguns segredos do ex Presidente Barack Obama para você aumentar sua produtividade e otimizar seu tempo.
- Tenha em seu armário um tipo de uniforme
Elimine decisões desnecessárias de seu dia a dia, como por exemplo, escolher suas roupas todas as manhãs. Obama só usava ternos nas cores cinza e azul. “Não quero ter que decidir o que vou comer ou vestir porque tenho muitas outras decisões para tomar” explicou.
- Faça exercícios diariamente
Obama reservava em sua agenda um tempo para jogar basquete e academia, revezando entre musculação e cardio, por um simples motivo, sua saúde. “Você precisa se exercitar ou vai quebrar em algum momento”, disse.
- Crie um sistema de respostas curtas e objetivas
“Concordo”, “discordo” e “vamos discutir” eram os três principais feedbacks de Obama em suas reuniões, facilitando a comunicação com sua objetividade tornava as pautas mais organizadas e rápidas.
- Reserve um tempo para sua vida pessoal
Além do período de exercícios físicos, Obama também priorizava a hora do jantar em família, que era o momento que tinha para dar atenção para suas filhas e esposa.
- Prepare-se para o dia seguinte
Visualize seus compromissos e horários para saber o “passo a passo” do seu dia, organize-se o máximo que puder para que você esteja preparado.
Marmo Contábil
A Marmo Contábil é uma empresa de Contabilidade em Curitiba que tem muita experiência, mas não fica presa ao passado: olhamos para frente, para o futuro, onde residem os resultados.
Este é o segredo para a excelência dos nossos serviços: prever as mudanças e, a partir dessa antecipação, orientar os clientes da melhor forma para que se adequem às tendências da área.
