Muitos empresários ainda possuem dúvidas quando o assunto é emitir nota fiscal. Primeiramente, é preciso entender que uma nota fiscal é um documento que formaliza uma operação realizada, podendo ser de diversas naturezas, como:
- Venda;
- Compra;
- Transferência;
- Troca;
- Doação;
- Transporte;
- Cancelamento de contratos;
Além de registrar uma transação entre as partes envolvidas, a nota fiscal é o meio pelo qual o governo consegue a arrecadação de impostos. Dessa forma, não emitir nota fiscal caracteriza sonegação. Algumas modalidades de serviços são isentas da obrigatoriedade de emitir notas fiscais, mas para saber se esse é o seu caso, realize uma consulta por meio do site da Receita Federal ou deixe que a Marmo Contábil cuida disso para você.
Como emitir uma nota fiscal eletrônica (NF-e)?
Lançado em 2007, pelo governo, como uma forma de tornar mais simples o procedimento da emissão das notas fiscais, o projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) compreende a proposta da emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). O procedimento, inicialmente gradativo, agora já é exigido pela maioria das localidades.
Para realizar o processo de emissão de uma nota fiscal, o empresário deve obter um certificado digital de emissão de NF-e. É recomendado procurar um serviço de contabilidade para sanar dúvidas e escolher pela opção mais estratégica para a empresa.
Quanto ao Microempreendedor Individual (MEI), ele deve ir à Secretaria da Fazenda do estado ou município para solicitar uma Autorização de Impressão de Nota Fiscal (AIDF).
Em seguida, o empresário deve adquirir um software de emissão de notas fiscais eletrônicas, que pode ser integrado ao sistema da empresa. Há opções de programas gratuitos, oferecidos pelo site da Fazenda, e pagos, criados por empresas particulares.
Dentre os principais benefícios da Nota Fiscal Eletrônica, destacam-se:
- Maior segurança nas transações entre empresário e cliente;
- Eficiência no procedimento de emissão, controle e demais procedimentos fiscais;
- Redução de custos com papel, arquivo e funcionários;
- Modernização dos sistemas e acesso à tecnologia;
- Agilidade nos procedimentos e redução de transtornos e divergências;
- Descontos no IPTU e ICMS, para alguns casos e programas.
Qual a diferença entre nota fiscal de produto e nota fiscal de serviço?
Uma dúvida muito comum entre os empreendedores é quanto a diferença entre nota fiscal de produto (NF-e) e nota fiscal de serviço (NFS-e). É simples: a primeira tem a função de registrar transações que envolvam produtos, enquanto a segunda serve para regulamentar a prestação de um serviço.
Por exemplo, se você é dono de uma marcenaria e vende um móvel, deve emitir uma nota fiscal de produto; mas se alguém lhe contrata para consertar uma peça, neste caso, o que deve ser feito é a emissão de uma nota fiscal de serviço.
Outra distinção entre ambas é quanto ao órgão responsável por emitir, cadastrar e validar as notas fiscais. Para as notas fiscais eletrônicas de produtos, a competência é da Secretaria da Fazenda. Já as notas fiscais de serviços são encaminhadas para a Prefeitura da cidade, por meio do Recibo Provisório de Serviços (RPS).
O que é XML e por quanto tempo deve ser guardada?
O XML é o arquivo eletrônico, padrão de registro na NF-e, que substitui as notas impressas utilizadas antigamente. Para garantir segurança aos empresários, elas devem ser armazenadas em arquivos digitais por cerca de 5 anos e disponibilizadas sempre que solicitadas pela Receita.
O que é DANFe?
O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) serve, normalmente, para transportes de mercadorias. É uma forma material de controle da Nota fiscal eletrônica, porém não possui valor fiscal, serve apenas para controle. Dessa forma, não é necessário que seja armazenada.
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