O programa 5s é bem conhecido no mundo empresarial, mas nem todos sabem o que ele significa.

Os 5s são:

• Senso de Utilização (Seiri)
• Senso de Ordenação (Seiton)
• Senso de Limpeza e Higiene (Seisou)
• Senso de Saúde (Seiketsu)
• Senso de Autodisciplina (Shitsuke).

O programa, às vezes, fica apenas na teoria e se torna difícil de se realizar. Com o dia a dia agitado, tivemos que reservar um tempo para cuidar da gestão do negócio, e, desta maneira, vimos que o programa 5s era imprescindível para a melhoria de nossos processos e desenvolvimento na área de Contabilidade.

Acompanhe comigo como a Marmo Contábil implementou, superou os desafios, obteve os resultados e faz o controle de qualidade do programa.

#1
Participando de muitas palestras e congressos, o tema “5s” era sempre mencionado como algo fundamental para o progresso de uma empresa, mas tudo que era falado parecia muito longe de acontecer.

Com pequenas ações realizadas ocasionalmente no escritório, ainda não estávamos convencidos que o programa poderia trazer grandes melhorias.

Até que, no ano de 2012, começamos a participar do PQS (Programa de Qualificação do SESCAP-PR) na categoria selo Ouro e o programa 5s era um passo para avançar e garantir a certificação.

A partir desse momento, implementamos em nossa empresa. Com essa iniciativa, era necessário apoio e foco, por isso todos deveriam participar. E nossa equipe comprou a ideia! Para que dê certo, é necessário que todos na empresa participem.

Você que é Líder, dono da empresa ou gestor, tem a responsabilidade de direcionar e motivar a sua equipe para garantir o melhor resultado e quebrar o paradigma existente.

#2
Os desafios fazem parte do progresso: leve com paciência e desenvolva uma solução.

É claro que cada empresa tem suas necessidades particulares, por isso agarre a teoria do 5s (que pode parecer ser tão distante da sua realidade) e tente tomar lições dela.

Nós encontramos algumas dificuldades neste programa, as soluções para elas poderão te ajudar também caso você tenha as mesmas dificuldades:

• O Gestor deve participar e ser um exemplo;
• Colaboradores precisam saber da necessidade e importância do programa;
• Analise e escolha pessoas chaves para coordenar;
• Qualquer tipo de mudança gera uma negação ou bloqueio das pessoas (não desista!);
• Não se deixe enganar que é um tempo perdido, leva tempo para auditar, manter e conscientizar. Na verdade, é um investimento;
• Planeje antes de executar e mantenha uma constante motivação na equipe.
• É isto o que nós fazemos e melhoramos muito nossa empresa.

#3
Os resultados serão satisfatórios na proporção do trabalho realizado.

Então se sua equipe teve uma direção, estava motivada e deu seu melhor, com certeza vocês terão excelentes resultados.

Nós pudemos ver claramente melhorias imediatas após a implementação, mudança de hábitos e um ambiente mais agradável.

O 5s não compreende somente uma mesa limpa e organizada, é muito mais do que isso: é organização de processos internos e com clientes, sustentabilidade e redução de custos.

Acredito que o maior benefício de todos foi a PRODUTIVIDADE, pois, com processos mais organizados, se ganha tempo e credibilidade, a mente funciona de uma maneira mais eficaz e tudo isto é revertido em uma melhor satisfação na qualidade dos serviços para o cliente.

Veja um exemplo de como era antes e depois do 5s.

Antes

Depois

#4
E, por fim, acabou! É só colher os resultados.

Mentira, não é bem assim..

Agora você precisa manter todo este trabalho realizado, com a qualidade e com melhorias contínuas.

O Gestor ou responsável pelo programa precisa estar atento a resposta dos atuais colaboradores e dos novos que estão entrando na empresa, para que entendam essa cultura; fazer mudanças e ajustes; diversificar para não cansar; e continuar a motivar.

Nós utilizamos 2 métodos para auditar e os alternamos de tempo em tempo:

1. Audição feita pelo responsável;
2. Audição feita por 2 colaboradores, que não necessariamente precisam estar envolvidos com o setor administrativo da empresa.

Esse é o modo que mais gostamos, pois existe um envolvimento e sentimento de importância quando a empresa oferece responsabilidades como esta.

É interessante que haja uma gratificação para motivar a equipe. Há 4 anos realizamos este programa e podemos dizer que foi uma das melhores decisões para o crescimento da Marmo Contábil.

Não foi fácil – e não é fácil -, mas o resultado vem, e é maior do que você espera, desde a qualidade do serviço ao bem-estar dos colaboradores.

Desafio você a implementar o programa 5s na sua empresa e a colher os resultados surpreendentes da mesma forma que a Marmo Contábil colheu!