A pandemia do Coronavírus transformou o mundo de cabeça para baixo. Escolas, competições esportivas e tarefas do cotidiano tiveram que ser cancelados ou alterados para tentar achatar a curva de contaminação. Como era de se esperar, isso afetou também o trabalho de muita gente, que passou a fazer reuniões online e home office para manter tudo em dia.
Essa forma abrupta pegou muita gente desprevenida e está exigindo que todos se adaptem rapidamente aos novos processos do dia a dia. Isso requer tempo, que pode ser bem menor e mais prático com algumas dicas.
Como em toda mudança, a experiência e o conhecimento tornam tudo mais fácil e fazem com que aquilo que parecia complicado se torne muito mais simples. Isso vai desde o conhecimento de uma nova plataforma até maneiras de como se portar em uma reunião online com o seu cliente.
A importância da tecnologia durante a pandemia
Mesmo que já se soubesse do potencial assustador da COVID-19 desde o fim do ano passado, não podemos negar que boa parte do mundo não estava preparado para o que estamos vivendo.
Países, empresas e pessoas tiveram suas rotinas transformadas completamente e milhões de pessoas se viram impedidas de exercerem as atividades profissionais por conta de medidas de proteção como o isolamento social e o lockdown. Com a necessidade de diminuir o número de contagiados, trabalhar em casa contribui para salvar vidas durante esse período tão difícil.
Porém, graças a tecnologia é possível manter a situação sob controle e em alguns casos até mesmo otimizar o tempo e aumentar a produtividade. Só que para isso acontecer é preciso que o profissional esteja preparado para lidar com as tarefas diárias executadas agora no meio digital.
Além da entrega de relatórios, contato com colegas de trabalho e demais questões do trabalho, o relacionamento com os clientes também mudou e é preciso se adaptar à essa nova realidade.
Aplicativos mais usados para reuniões online
Antes de entender como fazer uma boa reunião online, é preciso escolher a melhor plataforma para isso acontecer. Existem ótimas opções no mercado, mas nem todas são voltadas para o que você precisa, por isso é bom conhecer as principais para escolher aquela que vai te ajudar no trabalho.
Para tomar a melhor decisão é preciso levar alguns fatores em consideração:
Fácil → Você lida todos os dias com pessoas com diferentes comportamentos e conhecimentos tecnológicos. Plataformas muito complexas podem fazer algumas pessoas fiquem intimidadas e até mesmo desistam da reunião. Dê preferência escolha aplicativos simples e fáceis de usar.
Gratuito → Você até pode entender que alguns serviços são tão bons e úteis que valem a pena pagar por eles, mas nem todo mundo pensa assim. Ainda mais para quem usa muito pouco e não quer fazer esse investimento. Existem ótimas soluções gratuitas que são suficientes para uma reunião com seu cliente sem problemas.
Conhecido → Esse é um critério mais subjetivo, mas ainda sim é importante para muitas pessoas. Existem aquelas pessoas que preferem as plataformas mais conhecidas e que não gostam de experimentar as novidades do mercado. Se você possui um cliente assim, é melhor levar em consideração.
A seguir, vamos conhecer um pouco sobre as mais populares e te explicar o que cada uma pode oferecer para você fazer uma videoconferência com seus clientes:
Zoom
É um dos mais populares do mundo no momento e se tornou a principal opção para reuniões online para muitas pessoas durante a pandemia. Ele é bem simples de usar e a versão gratuita possui praticamente todos os recursos que você irá precisar para reuniões online mais produtivas.
Destaques: não exige cadastro e pode ser usado diretamente no navegador –
Veja mais sobre o Zoom
Skype
Esse é o aplicativo mais famoso do mundo para videoconferências. Possui uma ótima qualidade de imagem e som e também pode ser usado como telefone.
Destaques: muito popular e confiável, mas exige que os usuários tenham uma conta da Microsoft para usar o serviço
Veja mais sobre o Skype
Google Hangouts Meet
Como de costume, a Google também tem uma solução digital para mais um problema da humanidade. Nesse caso, a comunicação online. Esse aplicativo é uma solução para pessoas que precisam se comunicar de várias formas, como texto, foto e vídeo. Une vários serviços em um só
Destaques: serviço de ótima qualidade mas que possui as melhores funções apenas para assinantes da GSuite, as soluções corporativas da Google
Veja mais sobre o Google Hangout Meets
Como ter reuniões online mais produtivas
Não é apenas uma boa plataforma que garante que a sua videoconferência será boa. É preciso também que você entenda as características desse canal de comunicação e saiba tirar o melhor proveito da situação. Pensando nisso, nós separamos algumas dicas bem interessantes para que você mantenha a sua produtividade e saiba como fazer a reunião online perfeita para a sua empresa.
Vista-se para o trabalho
Por mais que o home office seja mais informal do que a sua rotina tradicional, ainda sim é trabalho. Isso significa que nada de atender seu cliente vestindo pijama ou com o cabelo despenteado. Procure manter o mesmo comportamento como se estivesse indo visitar pessoalmente o seu cliente, com o mesmo comprometimento e seriedade.
Procure um bom ambiente na sua casa
Sabemos que nem sempre a estrutura da casa proporciona um ambiente confortável para as reuniões online, mas ainda sim dá para deixar esse aspecto bem organizado. Evite lugares com pouca iluminação, bagunçados ou onde crianças pequenas possam entrar e tirar a sua concentração.
Não seja invasivo
Você não vai na sede do seu cliente sem avisar antes, então não ligue para ele sem antes combinar isso. As mesmas regras e códigos que valem na empresa continuam durante o home office e as reuniões online. Isso mostra que você continua respeitando o espaço do outro e que se mantém organizado mesmo sem sair de casa.
Tenha um bom equipamento e internet
De nada adianta cumprir todos os itens anteriores e não conseguir ter uma boa reunião por questões técnicas. Ter uma câmera ou webcam com uma boa qualidade de imagem e um microfone sem ruídos vai te ajudar a ter uma videoconferência tranquila. O mesmo vale para a qualidade da internet. Se a sua não for muito rápida, evite usar muitas coisas ao mesmo tempo durante a conversa para não travar. Você verá que não é difícil ter uma reunião online e que é possível continuar atendendo seus clientes com a mesma dedicação de antes, apenas mudando a forma de contato.
Leia também: dicas para o colaborador em homeoffice
Com o tempo e dedicação é possível enfrentar esse momento e até mesmo sair com mais conhecimento para usar ao longo da sua carreira.
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