A pandemia provocada pelo coronavírus está mudando a rotina do planeta inteiro. A melhor medida para conter a disseminação é ficar em casa o maior tempo possível, inclusive na hora de trabalhar. Para que a produtividade não seja afetada é preciso que a empresa ajude a equipe a trabalhar da melhor maneira possível sem sair do conforto e da segurança do lar.
Medida importante
Algumas atividades não podem parar, sob risco de agravar o quadro, tais como serviços ligados a saúde, segurança, produção e venda de alimentos, remédios, equipamentos médicos, transportes, combustíveis, oficinas mecânicas, e mais outras atividades, que estão relacionadas nos decretos estaduais de atividades essenciais.
Por isso é importante que as atividades não essenciais sejam feitas sem o deslocamento dos trabalhadores ou com o mínimo possível, para reduzir a progressão do contágio de modo a reduzir o risco para aqueles que não tem esta opção e liberar a estrutura hospitalar para atendimento da população mais afetada.
Se a sua empresa pode continuar mesmo sem a presença física, então é hora de organizar o home office.
Orientações para os empreendedores
A rotina de ter que se deslocar até a empresa, conversar com os colegas mais próximos, tomar um cafezinho e participar de reuniões presenciais é algo tão presente na vida de muitos profissionais que parece difícil se acostumar com algo novo e provisório.
Por isso é tão importante que as empresas orientem muito bem os colaboradores sobre como proceder durante esse período.
A seguir vamos falar de algumas dicas que o departamento de recursos humanos, gestores e diretores devem dar ao time para que as atividades ocorram bem. A organização é um fator crucial para que o home office funcione bem, portanto é dever de todos os colaboradores se dedicarem durante esse tempo.
Combine um horário
Definir quando vai começar, fazer o almoço e terminar o expediente é importante para a sua empresa? Então deixe isso bem claro para todos. Combinem uma forma de “bater o ponto” e deixar claro quando está trabalhando ou no intervalo.
Para as companhias em que isso não é tão importante, não tem problema. Mas se for interessante, é melhor deixar isso acertado previamente.
Definam uma forma de comunicação
Talvez o fator mais importante quando uma empresa está no regime de home office é a forma como todos vão se comunicar durante o trabalho. Não existe uma maneira melhor ou pior, apenas mais adequada de acordo com suas necessidades.
WhatsApp, Skype, Slack, etc., São diversas plataformas onde a equipe pode se comunicar, trocar arquivos e tentar manter as coisas mais próximas ao que era feito no escritório.
Procure também definir uma espécie de código de conduta nesses canais de comunicação, deixando claro que este é o espaço dedicado ao serviço e comunicação sobre o trabalho. Isso evita que informações importantes se percam e atrapalhem a produtividade.
Dê todas as ferramentas necessárias para os colaboradores
Não adianta planejar todo o home office e cobrar a entrega das tarefas, se não houver recursos disponíveis para isso. Garanta que todos os funcionários tenham em casa os materiais necessários para a execução das atividades.
Sejam equipamentos ou softwares, é função da empresa prover tudo que for preciso para que os colaboradores possam seguir da mesma forma que faziam na empresa.
Foco no trabalho
O maior problema do home office é que muita gente não leva a sério. Se for preciso, reforce a mensagem de que a postura, dedicação e entrega cobradas serão as mesmas de antes e que o fato de não estarem presentes não interfere nisso.
Oriente seus colaboradores para que eles procurem um local da casa em que possam trabalhar tranquilamente e que peçam para os demais familiares, especialmente as crianças, compreensão e entendam que esse é um momento importante.
Utilize ferramentas de gestão de trabalho e produtividade
Contar com a ajuda da tecnologia é essencial para tentar manter tudo em ordem e garantir que prazos sejam cumpridos conforme o combinado.
Isso pode ser feito com a ajuda de ferramentas de gestão de trabalho e produtividade que podem ser acessadas de qualquer lugar. Com elas se torna muito mais fácil de manter o controle sobre as atividades.
Nós utilizamos o PIER, da Nuvtech, um excelente sistema de gestão de processos, fluxo de trabalho e produtividade, além de ser a ferramenta de comunicação com nossos clientes e entre a equipe.
Asana, Monday e Pipefy são algumas delas e muitas são inclusive gratuitas. Essa é a melhor maneira de deixar tudo organizado e com fácil acesso para todos os integrantes da equipe.
O líder é quem dá o tom
Todos devem ficar online o tempo todo? Que tal uma reunião para começar e outra para encerrar o expediente? Serão feitas conferências ao longo do dia? Quem decide tudo isso é o líder e é ele quem definirá como serão feitas as atividades durante o período de quarentena.
Empresas que entram nesse regime precisam que a liderança mantenha tudo sob controle, ou correm o risco de verem a produtividade desabar. Mas atenção, não se trata de um regime de exército, apenas de combinar as orientações com a equipe e manter tudo sob esse acordo.
É provisório, mas você pode descobrir as vantagens e continuar depois da crise
Não se esqueça, por mais que seja difícil, isso vai passar. No caso da pandemia pelo COVID-19, é importante que todos façamos esse sacrifício de ficar dentro de casa pela nossa saúde e a de toda a sociedade também.
A colaboração de todos é essencial para que esse tempo seja o mais curto possível e que os danos não sejam tão grandes assim.
Nós estamos muito animados com nossa experiência de home office e estamos planejando continuar com esta forma de trabalho, que pode trazer mais qualidade de vida para nossos colaboradores, mais produtividade e resultados para todos.
Para conferir mais dicas de gestão para a sua empresa confira o nosso blog e veja como otimizar seus resultados agora mesmo.
